Yhdessä demossa agentti varaa lennot, toisessa se kirjoittaa koodia, kolmannessa se tekee markkinointisuunnitelman ja neljännessä se käyttää selainta kuin ihminen. Yrityksen näkökulmasta tästä jää usein epäselvä olo: mitä agenteilla oikeasti tehdään toiminnanohjauksessa? Miten ne eroavat tavallisesta automaatiosta? Ja mitä yrityksen pitäisi tehdä nyt, jotta se ei valitse järjestelmää, joka on muutaman vuoden päästä huonosti yhteensopiva agenttien kanssa?

Hyvä vastaus alkaa maanläheisesti.

Tekoälyagentti ei ole taikatyöntekijä. Se on ohjelmallinen toimija, joka käyttää kielimallia päättelyyn ja sille annettuja työkaluja tehtävien suorittamiseen. Jos agentille annetaan huonot työkalut, huono data ja epäselvät oikeudet, se tekee epäluotettavia asioita. Jos sille annetaan hyvin rajatut työkalut, selkeä prosessi ja hyvä ERP-data, se voi olla erittäin hyödyllinen.

Toiminnanohjauksessa agenttien todellinen arvo ei ole siinä, että ne kuulostavat ihmiseltä. Arvo on siinä, että ne voivat yhdistää luonnollisen kielen, yrityksen datan ja konkreettiset toimenpiteet.

Mikä tekoälyagentti on ERP-ympäristössä?

ERP-ympäristössä agentti on käytännössä käyttökerros, joka voi lukea tietoa, tehdä päätelmiä ja käyttää järjestelmän toimintoja.

Se voi esimerkiksi:

Hakea asiakkaan avoimet tarjoukset, laskut ja toimitukset.

Tarkistaa tuotteen saatavuuden eri varastoissa.

Verrata ostolaskua ostotilaukseen ja vastaanottoon.

Etsiä myöhässä olevat toimitukset ja ehdottaa, kenelle pitää ilmoittaa.

Luoda työmääräysluonnoksen asiakkaan sähköpostista.

Tehdä myyjälle aamukoosteen tärkeimmistä seurattavista asioista.

Muodostaa ostoehdotuksia varastodatan perusteella.

Analysoida myyntiputkea ja nostaa riskissä olevia tarjouksia.

Eli agentti ei ole vain keskustelubotti. Se on toimija, jolla on pääsy työkaluihin.

OpenAI kuvaa agentteja sovelluksina, jotka suunnittelevat, kutsuvat työkaluja, tekevät yhteistyötä eri komponenttien välillä ja säilyttävät riittävästi tilaa monivaiheisten tehtävien läpiviemiseksi.   Myös Odoo on tuonut omaan dokumentaatioonsa AI-agentit: Odoon mukaan agentti on älykäs avustaja, joka ymmärtää luonnollista kieltä, suorittaa tehtäviä ja auttaa käyttäjiä olemalla vuorovaikutuksessa Odoon työkalujen kanssa.  

Tämä kertoo suunnan. Agentit eivät ole vain ulkopuolinen trendi. Ne ovat tulossa osaksi sitä, miten yritysohjelmistoja käytetään.

Agentti tarvitsee työkalut, ei vain vastauksia

Tavallinen kielimalli voi vastata kysymyksiin, kirjoittaa tekstiä, tiivistää aineistoa ja auttaa ajattelussa. Agentti menee pidemmälle, koska sille annetaan työkaluja.

Työkalu voi olla esimerkiksi:

API-kutsu Odooseen.

MCP-palvelimen tarjoama toiminto.

Funktio, joka hakee varastosaldon.

Funktio, joka luo tarjousluonnoksen.

Funktio, joka lähettää viestin hyväksynnän jälkeen.

Funktio, joka hakee raportin ja palauttaa luvut mallille tulkittavaksi.

Anthropic on kirjoittanut agenttien työkaluista hyvin suoraan: agentit ovat vain niin tehokkaita kuin niille annetut työkalut. Anthropic korostaa muun muassa oikeiden työkalujen valintaa, selkeitä rajoja, hyödyllistä kontekstia, token-tehokkuutta sekä työkalujen kuvausten ja määrittelyjen laatua.  

ERP:n kannalta tämä on erittäin tärkeä huomio.

Jos yritys haluaa käyttää agentteja toiminnanohjauksessa, tärkein työ ei ole promptin kirjoittaminen. Tärkein työ on päättää, mitä agentti saa tehdä ja miten nämä toiminnot tarjotaan sille turvallisesti.

Huono tapa on antaa agentille liian laaja pääsy järjestelmään ja toivoa, että se toimii oikein.

Hyvä tapa on rakentaa rajattuja työkaluja:

hae_asiakkaan_avoimet_tilaukset

hae_tuotteen_saldot_varastoittain

luo_tarjousluonnos

tarkista_laskun_poikkeamat

hae_myöhässä_olevat_toimitukset

ehdota_ostotilausta

Näissä jokaisessa työkalussa on selkeä tarkoitus. Agentti ei tarvitse täyttä pääsyä kaikkeen. Se tarvitsee tehtävään sopivat työkalut.

Miksi ERP-valinta vaikuttaa agenttien mahdollisuuksiin?

Tulevaisuudessa yhä useampi yritys haluaa, että tekoäly pystyy käyttämään toiminnanohjausjärjestelmää.

Tämä ei tarkoita sitä, että kaikki tapahtuu automaattisesti. Se tarkoittaa sitä, että ERP:n pitää olla rakennettu niin, että agenttien käyttö on mahdollista, turvallista ja järkevää.

Jos ERP on suljettu, vaikeasti integroitava tai tietomalliltaan sekava, agentit jäävät pinnallisiksi. Ne voivat ehkä auttaa käyttöohjeissa, kirjoittaa tekstejä tai tehdä yhteenvetoja ulos viedyistä raporteista. Mutta ne eivät pysty oikeasti toimimaan yrityksen arjessa.

Jos ERP taas tarjoaa selkeän tietomallin, käyttökelpoiset rajapinnat ja mahdollisuuden laajentaa toimintoja, agentit voivat tehdä paljon enemmän.

Odoo sopii tähän hyvin, koska se on laaja, modulaarinen ja rajapinnoiltaan käyttökelpoinen. Odoon ulkoinen API on dokumentoitu, ja Odoo tukee API-avaimia rajapintakäyttöön.   Odoo 19:n dokumentaatiossa myös kuvataan AI-agenttien rakennetta Odoon sisällä: agenteilla on tarkoitus, prompti, aiheet, lähteet ja työkalut, jotka ohjaavat niiden toimintaa.  

Tämä ei tarkoita, että jokaisen yrityksen pitäisi heti rakentaa monimutkainen agenttiarkkitehtuuri. Mutta se tarkoittaa, että ERP-valintaa ei kannata tehdä vain nykyisten klikkausnäkymien perusteella.

Tulevaisuuden kysymys on: voiko tätä järjestelmää käyttää ohjelmallisesti ja älykkäästi?

Agentit tarvitsevat hyvän tietokanta-arkkitehtuurin

Yksi agenttikeskustelun heikkouksista on se, että siinä hypätään liian nopeasti käyttöliittymädemoihin.

Todellinen kysymys on datassa.

ERP-agentti voi olla hyödyllinen vain, jos sen taustalla oleva data on järkevää. Asiakkaiden, tuotteiden, varastojen, laskujen, työmääräysten, ostojen ja projektien pitää olla mallinnettu tavalla, joka vastaa yrityksen todellisuutta.

Jos tietokannassa on kolme versiota samasta asiakkaasta, tuotekoodit ovat epäjohdonmukaisia, varastosaldot ovat epäluotettavia ja prosesseja ohitetaan käsin, agentti ei pelasta tilannetta. Se voi korkeintaan tehdä virheistä nopeampia ja vakuuttavamman näköisiä.

Hyvä tietokanta-arkkitehtuuri tarkoittaa esimerkiksi:

Tuotteet on perustettu johdonmukaisesti.

Tuotekategoriat tukevat raportointia ja automaatiota.

Varastopaikat vastaavat todellista logistiikkaa.

Asiakas- ja toimittajatiedot ovat siistejä.

Osto-, myynti- ja varastoprosessit muodostavat yhtenäisen ketjun.

Kentät eivät ole satunnaisia muistiinpanopaikkoja, vaan niillä on selkeä tarkoitus.

Käyttöoikeudet vastaavat rooleja.

Poikkeamat voidaan havaita datasta.

Agenttien aikakaudella tietomallin merkitys kasvaa. Aiemmin huono data näkyi lähinnä huonoina raportteina ja käyttäjien turhautumisena. Nyt huono data voi johtaa myös huonoihin automaattisiin ehdotuksiin, virheellisiin päätelmiin ja vaarallisiin toimenpiteisiin.

Siksi toiminnanohjausta ei kannata rakentaa kuin väliaikaista prototyyppiä.

Vibe-koodattu ERP on huono idea

Tekoälyn myötä ohjelmistojen rakentaminen on muuttunut. Pieniä työkaluja, prototyyppejä ja sisäisiä apusovelluksia voidaan tehdä nopeammin kuin koskaan. Tämä on hyvä asia.

Mutta tästä ei seuraa, että toiminnanohjausjärjestelmä kannattaisi vibe-koodata.

ERP on yrityksen operatiivinen hermosto. Se käsittelee rahaa, varastoa, toimituksia, laskutusta, asiakkaita, sopimuksia, ostamista, valmistusta, huoltoa ja raportointia. Virhe ERP:ssä ei ole vain bugi ruudulla. Se voi tarkoittaa väärää laskua, väärää toimitusta, väärää varastosaldoa, väärää katetta tai väärää päätöstä.

Vibe-koodauksella on paikkansa. Se voi olla erinomainen tapa rakentaa:

Sisäinen raportointinäkymä.

Pieni käyttöliittymä tiettyyn työnkulkuun.

Tekoälyavusteinen hakutyökalu.

Asiakaspalvelun apunäkymä.

ERP:n päälle rakennettu kevyt automaatio.

Integraation prototyyppi.

Mutta itse toiminnanohjausjärjestelmän ydin ei ole hyvä paikka improvisoida. Yrityksen talouden, varaston ja prosessien pitää olla järjestelmässä, jonka tietomalli, käyttöoikeudet, lokitus, laajennettavuus ja ylläpidettävyys kestävät käyttöä.

Tässä Odoon kaltainen alusta on järkevä kompromissi. Yritys saa valmiin ERP-ytimen, mutta voi laajentaa sitä omiin tarpeisiinsa. Tekoälyllä voidaan rakentaa työkaluja, automaatioita ja käyttökerroksia Odoon ympärille ilman, että koko liiketoiminnan perusta keksitään uudestaan viikonlopun aikana.

Millaisia agentteja toiminnanohjauksessa kannattaa oikeasti rakentaa?

Hyvät käyttötapaukset ovat yleensä sellaisia, joissa agentti ei tee maagista kokonaisautomaatiota, vaan poistaa kitkaa yhdestä tärkeästä prosessista.

1. Myynnin valmisteluagentti

Myyjä on menossa asiakaspuheluun. Agentti hakee Odoosta asiakkaan viimeisimmät tilaukset, avoimet tarjoukset, maksutilanteen, reklamaatiot, toimitusviiveet ja tärkeimmät tuotteet. Se muodostaa lyhyen yhteenvedon:

Mitä asiakas on ostanut?

Mitä on avoinna?

Missä on riskejä?

Mitä kannattaa ehdottaa seuraavaksi?

Tämä säästää aikaa ja parantaa myyntityön laatua. Myyjä ei aloita puhelua sokkona.

2. Tarjousluonnosagentti

Asiakas lähettää sähköpostilla tarpeen. Agentti tunnistaa asiakkaan, hakee tuotteita ja hintoja Odoosta, tarkistaa saatavuuden ja muodostaa tarjousluonnoksen. Ihminen tarkistaa ja lähettää.

Tämä on hyvä esimerkki rajatusta automaatiosta. Agentti ei päätä kaikkea itse. Se tekee raskaan pohjatyön.

3. Ostoehdotusagentti

Agentti seuraa myyntihistoriaa, varastosaldoja, minimirajoja, avoimia tilauksia ja toimitusaikoja. Se ehdottaa, mitä kannattaa ostaa ja miksi.

Hyvä agentti ei vain sano “osta 10 kappaletta”. Se kertoo perustelun: menekki on noussut, nykyinen saldo riittää arviolta 12 päivää, toimittajan keskimääräinen toimitusaika on 21 päivää, ja avoimia myyntitilauksia on jo tietty määrä.

4. Laskujen tarkastusagentti

Agentti vertaa ostolaskua ostotilaukseen ja vastaanottoon. Jos kaikki täsmää, se merkitsee laskun tarkastetuksi tai ehdottaa hyväksyntää. Jos ei täsmää, se nostaa poikkeaman:

Hinta poikkeaa ostotilauksesta.

Määrä ei vastaa vastaanottoa.

Toimituskulu puuttuu ostotilaukselta.

ALV-käsittely näyttää poikkeavalta.

Tämä on käytännönläheinen käyttötapaus, jossa tekoäly voi vähentää rutiinityötä merkittävästi.

5. Toimituspoikkeamien agentti

Agentti tarkistaa päivittäin myyntitilaukset, joiden toimituspäivä lähestyy mutta kaikki tuotteet eivät ole saatavilla. Se muodostaa listan riskeistä ja ehdottaa asiakasviestien luonnoksia.

Tämä on juuri sellaista proaktiivisuutta, jossa ERP ja tekoäly yhdessä toimivat paremmin kuin kumpikaan yksin.

6. Huollon työmääräysagentti

Asiakas lähettää kuvauksen ongelmasta. Agentti muodostaa työmääräysluonnoksen, ehdottaa mahdollisia varaosia, hakee laitteen historian ja nostaa esiin aiemmat vastaavat tapaukset.

Ihminen tekee diagnoosin ja päätökset, mutta agentti poistaa tiedon etsimisen kitkaa.

7. Johdon viikkoraporttiagentti

Agentti hakee Odoosta myynnin, katteen, avoimet tarjoukset, toimitusvarmuuden, ostojen tilanteen ja varaston muutokset. Se muodostaa viikkoraportin, jossa ei vain luetella lukuja, vaan nostetaan olennaiset muutokset.

Hyvä raportti vastaa kysymykseen: mitä tapahtui ja mihin pitää kiinnittää huomiota?

Agenttien käyttö vaatii kontrollipisteitä

Agenttien kohdalla yksi tärkeimmistä suunnittelukysymyksistä on hyväksyntä.

Kaikkea ei pidä automatisoida loppuun asti. Usein paras malli on kolmivaiheinen:

Agentti hakee tiedon.

Agentti muodostaa ehdotuksen.

Ihminen hyväksyy, muokkaa tai hylkää.

Tämä sopii erityisen hyvin ERP-ympäristöön, koska monet tehtävät ovat taloudellisesti tai operatiivisesti merkittäviä. Tarjouksen lähettäminen, ostotilauksen tekeminen, laskun hyväksyminen tai asiakasviestin lähettäminen voi vaikuttaa rahaan ja asiakassuhteisiin.

Hyvä agentti ei yritä ohittaa ihmistä. Se nostaa ihmisen parempaan kohtaan prosessia. Ihminen ei etsi kaikkea käsin, vaan tekee päätöksen valmiiksi jäsennellyn tiedon pohjalta.

Oikeuksien hallinta ja lokitus ovat pakollisia

Kun agentti käyttää ERP:iä, sen toiminnasta pitää jäädä jälki.

Mitä tietoa agentti haki?

Mitä se ehdotti?

Mitä se muutti?

Kuka hyväksyi muutoksen?

Millä perusteella toiminto tehtiin?

Tämä on tärkeää sekä turvallisuuden että luottamuksen kannalta. Käyttäjien pitää ymmärtää, mitä agentti tekee. Johdon pitää pystyä valvomaan, että automaatio toimii oikein. Virhetilanteissa pitää pystyä selvittämään, mistä päätös tai muutos tuli.

Odoo tarjoaa tähän hyvän pohjan, koska järjestelmässä on valmiiksi käyttäjät, oikeudet, liiketoimintaobjektit ja prosessit. Agenttia ei tarvitse rakentaa irralliseen tyhjiöön. Se voidaan liittää olemassa olevaan toimintamalliin.

MCP ja agenttien tulevaisuus

MCP eli Model Context Protocol on yksi niistä teknologioista, joka voi tehdä agenttien rakentamisesta käytännöllisempää. MCP:n spesifikaatio kuvaa sen avoimeksi protokollaksi, jonka avulla LLM-sovellukset voidaan integroida ulkoisiin tietolähteisiin ja työkaluihin. MCP tarjoaa standardoidun tavan jakaa kontekstia, altistaa työkaluja ja rakentaa työnkulkuja.  

Toiminnanohjauksen kannalta tämä on kiinnostavaa, koska yrityksillä on paljon järjestelmiä: ERP, sähköposti, dokumenttivarasto, verkkokauppa, tuotannon järjestelmät, huollon järjestelmät, pankit, verkkolaskutus, raportointi ja niin edelleen.

Agentti tarvitsee pääsyn näihin, mutta pääsyä ei kannata rakentaa kaoottisesti. Standardit, rajatut työkalut ja hallittu integraatiokerros ovat paljon parempi malli.

Odoo voi tässä toimia yrityksen ERP-ytimenä, jonka ympärille rakennetaan tekoälylle sopivat työkalut. MCP-palvelin tai muu agenttikerros voi tarjota mallille turvalliset ja selkeät toiminnot Odoon käyttöön.

Tärkeää on kuitenkin muistaa, että MCP ei itsessään tee integraatiosta turvallista tai hyvää. Se on protokolla. Varsinainen laatu syntyy siitä, miten työkalut suunnitellaan, miten oikeudet rajataan ja miten prosessit rakennetaan.

Mitä yrityksen kannattaa tehdä nyt?

Agenttien aikakauteen ei tarvitse valmistautua ostamalla jokaista uutta tekoälytyökalua.

Kannattaa aloittaa perustasta.

Ensimmäinen kysymys: onko yrityksen keskeinen liiketoimintadata yhdessä järkevässä järjestelmässä vai hajallaan Excelissä, sähköposteissa ja erillisissä ohjelmissa?

Toinen kysymys: onko ERP-järjestelmä integroitavissa? Saadaanko sieltä tietoa ulos ja voidaanko sinne tehdä hallittuja toimenpiteitä rajapintojen kautta?

Kolmas kysymys: ovatko prosessit riittävän selkeitä, että niitä voi automatisoida? Jos kukaan ei osaa kuvata, miten tarjous, tilaus, toimitus, laskutus tai osto oikeasti menee, agentti ei ratkaise ongelmaa.

Neljäs kysymys: missä on eniten toistuvaa, tietoon perustuvaa käsityötä? Sieltä löytyvät yleensä parhaat ensimmäiset agenttikäyttötapaukset.

Viides kysymys: missä tarvitaan ihmisen hyväksyntää? Tämä pitää päättää ennen kuin automaatiota viedään liian pitkälle.

Hyvä ensimmäinen agenttiprojekti on rajattu, mitattava ja turvallinen. Esimerkiksi myynnin valmisteluagentti, ostoehdotusagentti tai toimituspoikkeamien seuranta on paljon järkevämpi aloitus kuin “tehdään agentti, joka pyörittää koko firmaa”.

Agentit eivät poista ERP:n tarvetta. Ne tekevät hyvästä ERP:stä arvokkaamman.

Välillä kuulee ajatuksen, että tekoäly korvaa perinteiset yritysohjelmistot. Joissakin kevyissä käyttötapauksissa näin voi osittain käydäkin. Mutta toiminnanohjauksessa suunta on todennäköisesti toinen.

Tekoäly ei poista tarvetta luotettavalle tietokannalle, kirjanpidollisesti järkevälle datalle, varastosaldoille, käyttöoikeuksille, tapahtumahistorialle, laskuille, audit trailille ja integraatioille.

Se tekee näistä entistä tärkeämpiä.

Mitä parempi ERP, sitä paremmin agentti voi toimia.

Mitä huonompi ERP, sitä enemmän agentti joutuu arvaamaan.

Yrityksen ei siis kannata ajatella tekoälyagentteja ERP:n vaihtoehtona. Kannattaa ajatella niitä uutena käyttö- ja automaatiokerroksena ERP:n päällä.

Tässä mielessä Odoo on hyvä pohja. Se on tarpeeksi laaja kattamaan yrityksen keskeisiä prosesseja, tarpeeksi avoin integroitavaksi ja tarpeeksi muokattava toimialakohtaisiin tarpeisiin. Kun siihen yhdistetään järkevästi suunnitellut tekoälytyökalut, agentit voivat auttaa yritystä tekemään vähemmän turhaa työtä ja enemmän oikeita päätöksiä.

Lopuksi: agenttien kanssa pärjää se, jonka data on järjestyksessä ja prosessit mietittynä

Tekoälyagentit eivät palkitse kaaosta. Ne palkitsevat selkeyttä.

Selkeä tietomalli. Selkeät prosessit. Selkeät oikeudet.

Selkeät työkalut.

Selkeä vastuunjako ihmisen ja automaation välillä.

Yritys, joka rakentaa ERP-ympäristönsä hyvin nyt, saa tekoälystä enemmän irti myöhemmin. Yritys, joka jättää datan ja prosessit sekaisin, huomaa pian, että agentit eivät ole oikotie vaan suurennuslasi.

Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä on tekoälyaikana strateginen valinta. Ei siksi, että ERP olisi trendikäs. Vaan siksi, että kaikki hyödyllinen tekoäly yrityksen arjessa tarvitsee lopulta pääsyn oikeaan tietoon ja oikeisiin toimintoihin.

Agentit tulevat käyttämään ohjelmistoja.

Siksi kannattaa valita ohjelmisto, jota agentit voivat käyttää järkevästi.

Haluatko selvittää ensimmäiset järkevät agenttikäyttötapaukset teidän yrityksessänne?

Sukkela.io auttaa rakentamaan Odoo ERP -ympäristöjä, integraatioita ja käytännön tekoälyratkaisuja. Hyvä lähtökohta on nykyisen prosessin kartoitus: missä tieto on, missä käsityö syntyy ja missä tekoälyagentti voisi auttaa ilman, että yrityksen operatiivinen selkäranka muuttuu kokeilulaboratorioksi.